Электронное удостоверение о повышении квалификации: равно ли оно бумажному

Первая мысль у большинства одна: электронное - значит, ненастоящее. Бумажный бланк с водяными знаками выглядит документом, файл выглядит файлом. На деле сила документа о квалификации держится не на бумаге и не на защитных волокнах, а совсем на другом - и разобраться в этом стоит до того, как отдел кадров вернёт вам распечатку со словами "принесите нормальное".

Что вы узнаете из этого разбора:

• чем электронное удостоверение отличается от печатного по сути, а не по виду;
• почему форма бланка вообще ничего не доказывает;
• как проверить документ за пару минут и что именно смотреть;
• в каких случаях бумажный бланк всё-таки придётся заказывать.

Что такое электронное удостоверение и чем оно отличается от бумажного

Главное. Это тот же документ о квалификации, только его подлинник существует в виде файла, подписанного электронной подписью организации, а не в виде отпечатанного бланка.

Печатный бланк заказывают в типографии, у него есть номер, серия и физическая защита. Электронный документ формируется в информационной системе организации, подписывается электронной подписью и выдаётся ссылкой или файлом. Распечатать его можно, но распечатка - это копия, а не подлинник: подлинником остаётся подписанный файл. Сам факт выдачи документа при этом зависит не от формата, а от программы: посмотрите, какой минимум часов должна была набрать программа, чтобы удостоверение вообще полагалось.

Обычно рядом с электронным документом организация публикует своё Положение об электронных документах о квалификации: чем подписывается, где хранится, как проверяется. Такие положения принимают отдельными приказами, и именно они, а не общий закон, описывают порядок в конкретной организации.

Равно ли электронное удостоверение бумажному

Главное. Отдельной нормы "электронное равно бумажному" в законодательстве об образовании нет. Равенство создаётся другим: образовательная организация сама определяет форму документа, а подтверждается он записью в федеральном реестре, а не бланком.

Здесь два основания, и оба стоит знать наизусть.

Первое: форму документа определяет сама организация. Минобрнауки прямо разъясняло, что документы о квалификации - удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке - могут иметь разную форму, размер и цветовое оформление, и определяются они образовательной организацией самостоятельно (письмо Минобрнауки России от 12 марта 2015 года N АК-610/06). Единого государственного бланка для дополнительного профессионального образования не существует, поэтому спор "у вас бланк не такой" беспредметен по своей природе.

Второе: подтверждает документ реестр. Сведения о выданных документах об образовании и о квалификации организации вносят в федеральную информационную систему ФИС ФРДО, которую ведёт Рособрнадзор. Именно запись в реестре, а не защитная сетка на бланке, отвечает на вопрос "этот человек действительно учился". Красиво напечатанный бланк без записи в реестре не значит ничего.

Отсюда практический вывод: спрашивать надо не "у вас бумажное или электронное", а "вносите ли вы сведения в ФИС ФРДО и в какой срок". Кстати, к сроку стоит присмотреться отдельно: сведения попадают в реестр не в день выдачи, и первые недели документ может не находиться, хотя он подлинный.

Как проверить электронное удостоверение

Главное. Проверка идёт в два шага: подпись под файлом и запись в реестре. Один шаг без другого ничего не доказывает.

1. Проверьте электронную подпись. Открывая файл в средстве проверки подписи, вы увидите, кто подписал документ и действителен ли сертификат. Если подписи нет вовсе, перед вами картинка, а не документ.
2. Проверьте запись в ФИС ФРДО. Для поиска нужны фамилия, имя, отчество, вид документа и его номер. Уровень образования выбирается как дополнительное профессиональное образование.
3. Сверьте реквизиты организации. Название и ИНН в документе должны совпадать с той организацией, с которой заключён договор, а её лицензия - находиться в реестре Рособрнадзора.

Если документ не находится, это ещё не подделка. Частые причины: сведения не успели пройти обработку, ошибка в одной букве фамилии, неверно выбран уровень образования в поиске. Прежде чем делать выводы, стоит написать в организацию и спросить дату передачи сведений. Про то, сколько часов должна была длиться программа, чтобы документ вообще полагался, мы писали в разборе про часы программы.

Что обязательно есть в самом документе

Главное. Единого бланка нет, но набор сведений в удостоверении устойчив, и по нему легко отличить настоящий документ о квалификации от красивой картинки.

В удостоверении о повышении квалификации, в каком бы виде оно ни было выдано, вы увидите одни и те же вещи.

Если в документе нет объёма в часах или нет наименования программы, это первый повод задать вопрос: именно эти два поля чаще всего и требуются проверяющему. Отсутствие регистрационного номера означает, что документ не попал во внутренний учёт организации, а значит, скорее всего, не попал и в федеральный реестр.

Три ошибки при приёмке электронного документа

Главное. Две из трёх ошибок совершает не слушатель, а принимающая сторона: кадровая служба, которая привыкла к бумаге.

• Требуют оригинал на бланке, потому что так привычно. Единого государственного бланка для дополнительного профессионального образования не существует, поэтому требование "принесите документ государственного образца" выполнить невозможно в принципе.
• Принимают распечатку как подлинник. Распечатка - копия. Подлинник - файл с подписью, и хранить в личном деле логично именно ссылку на файл или сам файл, а не только лист бумаги.
• Делают вывод по первой неудачной проверке. Документ может не найтись в реестре из-за сроков передачи сведений или опечатки в одной букве. Прежде чем обвинять человека, стоит уточнить дату передачи сведений у организации.

Что показать работодателю или заказчику

Главное. Работодателю нужен не бланк, а доказуемость. Комплект из трёх вещей закрывает вопрос в любом кадровом отделе.

Если компания оплачивает обучение сотрудников регулярно, порядок приёмки таких документов имеет смысл описать один раз во внутреннем документе - об этом наш разбор про Положении об обучении персонала. Посмотреть, как устроен наш порядок выдачи документов, можно на странице о центре, а список программ с объёмом в часах и названием итогового документа собран в разделе программ.

Как хранить электронный документ, чтобы он не потерялся

Главное. Файл живёт ровно столько, сколько живёт папка, в которую его положили. Ссылка на личный кабинет организации - самое ненадёжное место хранения из возможных.

Разумный порядок для человека выглядит так. Сразу после выдачи скачать подписанный файл к себе, а не оставлять его ссылкой в чужой системе. Положить рядом с ним договор и акт: втроём они отвечают на любой вопрос о том, где и чему вы учились. Отдельно сохранить снимок результата поиска в федеральном реестре с датой - через два года это будет самым быстрым доказательством.

Для компании порядок другой, и он должен быть записан. Кто принимает документ у сотрудника, в каком виде он хранится, кто и когда сверяет сведения с реестром. Без такого порядка документы разъезжаются по личным почтам и всплывают ровно в тот день, когда нужны проверяющему.

Отдельный вопрос - что делать, если образовательная организация прекратила работу. Здесь и видно разницу между бланком и записью: бумага на руках остаётся бумагой, а вот сведения в федеральном реестре никуда не деваются вместе с организацией. Поэтому вопрос "вносите ли вы сведения в реестр" стоит задавать до оплаты, а не после.

Когда бумажный бланк всё-таки нужен

Главное. Бумага нужна там, где документ принимает человек по регламенту, а не система: аттестационные комиссии, отдельные конкурсные процедуры, кадровые архивы со своими правилами.

Никакого противоречия здесь нет: организация может выдать электронный подлинник и по запросу напечатать бланк. Разумный порядок для компании такой: по умолчанию электронный документ, бумажный - по заявке и заранее, потому что печать и доставка занимают время. Именно на этом чаще всего и спотыкаются: удостоверение нужно к понедельнику, а заказали его в пятницу.